The internationalization process presupposes a spirit of adaptation to new markets, and therefore to new social, economic and cultural contexts. Culture is a key element in international business relations. Knowing how to deal with a foreign counterpart can be a serious competitive advantage in a negotiation. To enter the Chinese market, you need to know two basic concepts: 面子 (miàn zi) and 关系 (guān xì).
面子 (miàn zi) literally means "face" and can be broadly translated with the term "reputation". In China the 面子 (miàn zi) works as "a social exchange currency", which can be obtained, lost or given. Paying attention to details allows you to understand the importance of miàn zi in Chinese culture. For example, an invitation to dinner or an offer to pay the bill will not only show respect for the guest, but will also earn his/her respect and consideration. In this way you will give and at the same time you will receive miàn zi. On the other hand, other behaviors can cause the loss of miàn zi. For example, you should avoid open criticisms or direct disagreements with your bosses or customers, excessive use of humor in serious situations, pressure to take decisions or requests that are beyond the mandate of the person questioned. Explicit refusals are rare in China, as there are fears that they could lead to the loss of miàn zi. For this reason, contractual negotiations in China can be long and exhausting. In these situations, the best thing to do is to be patient and take the time to understand the other party's real intention. In addition, this will also help build the 关系 (guān xì), which are also crucial in business negotiations, such as the miàn zi.
The term 关系 (guān xì) refers to a person's network of relationships. The art of conversation before a business meeting is typical of Chinese culture. Conversation could be about art, history, food or family, while controversial topics such as politics or religion should be avoided. Chinese businessmen are not used to "business only" relationships and prefer to create a friendly and personal relationship first. This way they can more easily trust their contractual counterparts and hope for an amicable resolution of any disputes, avoiding legal disputes.
The Chinese also care about hierarchies. For example, in a business lunch or dinner you must always toast first with the bosses and then progressively with all the other managers in hierarchical order. The glass must always be below that of the highest-ranking attendee and must be held with both hands as a sign of respect. Another aspect to consider in Chinese business relations is attention to detail. For example, it is advisable not to schedule a meeting during a Chinese holiday, translate materials to present or deliver into Chinese language, and prepare welcome gifts.
In fact, in Chinese companies it often happens that the person at the highest level, in charge of making the final decision, does not speak English. For this reason, the translation into Chinese of the materials to be delivered is a gesture of courtesy and attention.
The Chinese use both hands to hand over their business cards, out of respect for the interlocutor. Even in these small gestures, the importance of hierarchies returns and business cards must be delivered first to the person in the highest position in the institutional organization chart.
As an alternative to the business card, you can use the We Chat app, scanning a QR code to create a connection with the Chinese counterparts. Almost all communications, including personal and business ones, are done using this app in China. Finally, even the choice of a welcome gift has its own rules. Giving a gift is a way in which the Chinese obtain their miàn zi and develop and consolidate their guān xì. It is advisable to give typical products that cannot be easily purchased in China, taking care to avoid some objects that have a precise meaning in the Chinese tradition, such as:
• Watches (bad luck)
• Umbrellas (breaking)
• Green hats (cheating)
• Anything that remembers the number four (death)
China is a large and highly competitive market. For this reason it is essential to surround yourself with suitable professionals, capable of identifying and putting into practice the best strategy to optimize the internationalization project efforts, maximizing the results. It is also necessary to ask oneself what the added value and uniqueness of one's product is and to know how to communicate it effectively. Finally, it will be essential to build a relationship of trust with customers and business partners. The most profitable businesses are not the disposable ones, but the most lasting ones from a long-term perspective.
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CHE COSA È LA CHINESE BUSINESS ETIQUETTE?
Il processo di internazionalizzazione presuppone spirito di adattamento a nuovi mercati, quindi a nuovi contesti sociali, economici e culturali. La cultura è un elemento chiave nelle relazioni d'affari internazionali. Sapere come comportarsi con una controparte straniera può rappresentare un serio vantaggio competitivo in una trattativa. Per entrare nel mercato cinese, occorre familiarizzare con due concetti fondamentali: 面子 (miàn zi) e 关系 (guān xì).
面子 (miàn zi) significa letteralmente "faccia" e può essere tradotto in senso lato con il termine “reputazione”. In Cina la 面子 (miàn zi) funziona come "una valuta di scambio sociale", che può essere ottenuta, persa o ceduta. Prestare attenzione ai dettagli permette di comprendere l'importanza della miàn zi nella cultura cinese. Ad esempio, un invito a cena o un'offerta di pagare il conto non solo mostrerà rispetto per l’ospite, ma farà anche guadagnare il suo rispetto e la sua considerazione. In questo modo si darà e allo stesso tempo si riceverà miàn zi. Invece, altri comportamenti possono causare la perdita di miàn zi. Ad esempio, si dovrebbero evitare critiche aperte o disaccordi diretti con i propri capi o clienti, un eccessivo uso dell’umorismo in situazioni serie, pressioni per l’adozione di decisioni o richieste che esulano dal mandato della persona interpellata. I rifiuti espliciti sono rari in Cina, perché si teme che possano far perdere miàn zi. Per questa ragione, in Cina le trattative contrattuali possono essere lunghe ed estenuanti. In queste situazioni la cosa migliore da fare è essere pazienti e prendere tempo per capire la reale intenzione della controparte. Inoltre, questo aiuterà anche a costruire le 关系 (guān xì), anch’esse cruciali nelle trattative commerciali, come la miàn zi.
Il termine 关系 (guān xì) si riferisce alla rete di relazioni di una persona. È tipica della cultura cinese l'arte della conversazione prima di una riunione di lavoro. La conversazione potrebbe riguardare arte, storia, cibo o famiglia, mentre argomenti controversi come la politica o la religione vengono evitati. Gli uomini d'affari cinesi non sono abituati a relazioni "solo d'affari" e preferiscono creare prima un rapporto amichevole e personale. In questo modo possono fidarsi più facilmente delle loro controparti contrattuali e sperare in una risoluzione amichevole di eventuali controversie, evitando dispute legali.
I cinesi tengono molto anche alle gerarchie. Ad esempio, in un pranzo o cena di lavoro bisogna sempre brindare prima con i capi e poi progressivamente con tutti gli altri manager in ordine gerarchico. Il bicchiere deve essere sempre al di sotto di quello dell'interlocutore più alto in grado e deve essere tenuto con entrambe le mani in segno di rispetto. Altro aspetto da considerare nelle relazioni d’affari cinesi è l’attenzione ai dettagli. Per esempio, è consigliabile non programmare una riunione durante una festività cinese, tradurre in cinese i materiali da presentare o consegnare e preparare dei regali di benvenuto.
Infatti, nelle aziende cinesi capita spesso che la persona al più alto livello, incaricata di prendere la decisione finale, non parli inglese. Per questo la traduzione in cinese dei materiali da consegnare è un gesto di cortesia ed attenzione.
I cinesi usano entrambe le mani per consegnare i propri biglietti da visita, in segno di rispetto per l’interlocutore. Anche in questi piccoli gesti, ritorna l’importanza delle gerarchie ed i biglietti da visita vanno consegnati prima alla persona nella posizione più alta nell’organigramma istituzionale.
In alternativa al biglietto da visita, si può usare l'app We Chat, scansionando un codice QR per creare una connessione con le controparti cinesi. Quasi tutte le comunicazioni, comprese quelle personali e aziendali, vengono effettuate utilizzando questa app in Cina. Infine, anche la scelta di un regalo di benvenuto ha le proprie regole. Fare un regalo è un modo con cui i cinesi acquistano la propria miàn zi e sviluppano e consolidano le proprie guān xì. Si consiglia di regalare prodotti tipici che non possono essere facilmente acquistati in Cina, avendo l’accortezza di evitare alcuni oggetti che nella tradizione cinese hanno un significato preciso, come:
Orologi (sfortuna)
Ombrelli (rottura)
Cappelli verdi (imbrogliare)
Qualsiasi cosa che ricordi il numero quattro (morte)
La Cina è un mercato grande ed altamente competitivo. Per questo è fondamentale circondarsi di professionisti adeguati, capaci di individuare e mettere in pratica la migliore strategia per ottimizzare le energie da impiegare nel progetto di internazionalizzazione, massimizzandone i risultati. Occorre inoltre domandarsi quale sia il valore aggiunto ed unicità del proprio prodotto e saperlo comunicare efficacemente. Infine, sarà fondamentale costruire un rapporto di fiducia con i propri clienti e partners commerciali. I business più remunerativi non sono quelli usa e getta, ma quelli più duraturi in ottica di lungo periodo.
*Articolo pubblicato su Italy World Export Asia (versione in italiano), a questo link